Cách rời cuộc họp sớm (và thoát khỏi câu chuyện không hồi kết)

Bạn liếc đồng hồ. Chương trình họp đã “xong” từ mười lăm phút trước, vậy mà bạn vẫn ngồi đây, gật gù trong khi ai đó vòng vo cùng một ý lần thứ ba. Bạn có một deadline thật đang chờ, nhưng đứng dậy thì có vẻ bất lịch sự, nên bạn ở lại. Nếu cảnh này khiến bạn nhăn mặt vì quá quen, tin vui là: đó không phải do bạn thiếu ý chí. Hóa ra kết thúc một cuộc trò chuyện gọn gàng là một trong những bài toán phối hợp nhỏ khó nhất của con người, và các nhà nghiên cứu có số liệu chứng minh.

Vì sao cuộc trò chuyện không bao giờ kết thúc đúng lúc bạn muốn?

Năm 2021, một nhóm nghiên cứu do Harvard dẫn dắt đã công bố một nghiên cứu trên PNAS sau khi phân tích hơn 900 cuộc trò chuyện. Phát hiện chính ảm đạm đến buồn cười: chỉ khoảng 2% cuộc trò chuyện kết thúc đúng lúc cả hai người cùng muốn. Mọi người thường xuyên đoán sai thời điểm người kia muốn dừng, nhiều khi sai rất xa, và phần lớn thời gian, ít nhất một người đã thầm mong được về từ lâu trước người kia.

Nhà nghiên cứu chính Adam Mastroianni tóm gọn cái bẫy này: bạn không đột ngột ngừng nói chuyện với ai đó rồi bỏ đi, vì làm vậy là không tử tế. Chính phép lịch sự giữ chân chúng ta. Và cái giá không chỉ là sự ngượng ngùng. Ước tính các cuộc họp kém hiệu quả tiêu tốn khoảng 24 tỷ giờ mỗi năm chỉ riêng ở Mỹ, đó là lý do một giờ kết thúc định sẵn, kể cả bằng cuộc gọi giả, có thể là công cụ năng suất thật sự chứ không phải một mẹo khiến bạn áy náy.

Cách nhìn mới này rất quan trọng. Khi cuộc họp kéo dài, phản xạ của bạn là tự trách mình thiếu kiên nhẫn hay không tìm được thời điểm thích hợp. Nghiên cứu nói rằng thời điểm thích hợp hầu như không tồn tại, vì hai người không cùng nhịp. Hiểu điều đó giúp bạn chủ động chuẩn bị lối thoát thay vì chờ một khoảng ngắt gọn gàng mà xét theo thống kê thì gần như không bao giờ đến.

Làm sao rời cuộc họp sớm mà không bất lịch sự?

Kỹ thuật hiệu quả nhất cũng là kỹ thuật nhàm chán nhất: báo trước. Rời đi bất ngờ thì có vẻ đột ngột, còn rời đi đã báo trước thì trông chuyên nghiệp. Đây là cách làm.

1. Báo người tổ chức từ trước. Một tin nhắn nhanh trước cuộc họp là đủ: “Anh ơi, hôm nay 2 rưỡi em có việc phải đi, nên em xin rời sớm vài phút ạ.” Thế là bạn đã xin phép rời đi từ trước, và không ai bị bất ngờ.
2. Nhờ đồng nghiệp ghi chép giúp. Nếu có gì quan trọng sau khi bạn rời đi, bạn vẫn nắm được. Việc này cũng cho thấy bạn coi trọng cuộc họp, giúp lần rời đi nhẹ nhàng hơn.
3. Nhắc lại giờ phải rời vào giữa buổi. Một câu nhẹ nhàng “Em nhắc lại là 2 rưỡi em phải ra ngoài nhé” giúp cả phòng nhớ và, may mắn thay, thường khiến mọi người đẩy nhanh tiến độ.
4. Rời đi khi chuyển chủ đề. Thời điểm gọn gàng nhất là ngay lúc câu chuyện chuyển sang ý mới. Cảm ơn mọi người, nhắc lại việc bạn phụ trách, và rời đi không cần giải thích dài dòng. Giải thích quá nhiều nghe như có lỗi, còn rời đi ngắn gọn, tự tin trông như một người có lịch kín.

Hướng dẫn của Harvard Business Review về cách kết thúc cuộc họp cũng nói điều tương tự: phần kết nên có chủ đích, không phải tình cờ. Một cuộc họp (hay phần của bạn trong đó) kết thúc tốt khi ai đó nói rõ đã quyết định gì, ai phụ trách việc gì, và bước tiếp theo là gì. Bạn có thể tự làm điều đó trong mười giây trên đường ra cửa, và nó để lại ấn tượng tốt hơn nhiều so với lặng lẽ biến mất.

Nói gì để thoát khỏi một cuộc trò chuyện đã cạn chuyện?

Đôi khi vấn đề không phải là cuộc họp có lịch sẵn mà là một cuộc trò chuyện đã hết đường: câu chuyện ngoài hành lang cứ sinh thêm chủ đề mới, người quen ở sự kiện networking không chịu buông, đồng nghiệp coi cửa phòng bạn như sân khấu riêng. Bạn cần một câu ấm áp khép lại câu chuyện mà không làm ai mất lòng.

Phương pháp SAT (Sandwich-and-Thank)

Một kỹ thuật được các nhà trị liệu phổ biến, phương pháp SAT, được tạo ra cho đúng tình huống này. Bạn kẹp lời chào tạm biệt giữa hai lớp thiện cảm:

• Kẹp (Sandwich): mở đầu bằng một lời khen chân thành về chủ đề hoặc về người đối diện. “Hôm nay nói chuyện với chị vui ghê.”
• Nối (And): nối bằng chữ và chứ không phải nhưng, để câu nói nghe như thêm vào chứ không phải gạt đi. “Và giờ em phải chạy qua việc tiếp theo rồi.”
• Cảm ơn (Thank): kết thúc bằng lời cảm ơn. “Cảm ơn chị đã cùng em bàn chuyện này nhé, mình nói tiếp sau ạ.”

Cái hay là người kia ra về với cảm giác được trân trọng, không phải bị cắt ngang. Hãy kết hợp với ngôn ngữ cơ thể lặng lẽ báo hiệu bạn sắp kết thúc: hơi xoay người về phía cửa, thu dọn đồ, lùi nửa bước. Vài câu có sẵn theo gợi ý của The Muse cũng rất hiệu quả: “Mình không muốn giữ bạn mãi, chắc bạn còn phải gặp nhiều người khác”, hoặc “Thôi để bạn quay lại với công việc nhé.” Nếu cuộc trò chuyện đã chuyển sang hướng thật sự khó chịu, bài hướng dẫn cách thoát khỏi tình huống khó xử có những cách rời đi dứt khoát hơn cho lúc sự ấm áp thôi là chưa đủ.

Làm sao rời cuộc họp online sớm?

Ở một khía cạnh, họp video dễ hơn: không ai nhìn thấy bạn đứng dậy. Ở khía cạnh khác lại khó hơn, vì lặng lẽ thoát ra có thể bị hiểu là mất kết nối, hoặc tệ hơn, là bạn bỏ đi vì phật ý. Cách khắc phục là làm cho việc rời đi rõ ràng và nhẹ nhàng.

• Báo giờ phải rời ngay từ đầu. “Mọi người ơi, mình báo trước chút nhé: 10 rưỡi là mình phải rời họp.” Nói từ đầu thì đó chỉ là chuyện sắp xếp, không phải sự cắt ngang.
• Để lại một dòng trong khung chat khi rời đi. Một câu ngắn “Mình phải chuyển sang cuộc gọi tiếp theo, cảm ơn cả nhà, mình sẽ xem lại biên bản” giúp bạn rời đi mà không phải bật mic làm gián đoạn người đang nói.
• Đề xuất cập nhật sau. Nếu lý do duy nhất bạn ở lại là để nghe một quyết định, hãy xin bản tóm tắt hoặc bản ghi hình. “Ai đó nhắn quyết định vào nhóm giúp mình nhé? Mình sẽ theo dõi ở đó.” Thường thì điều này cho thấy bạn vốn không cần có mặt ở nửa sau cuộc họp.

Nguyên tắc giống như khi họp trực tiếp: rời đi ngắn gọn, có báo trước luôn tốt hơn lặng lẽ biến mất. Con người lấp khoảng trống bằng những câu chuyện tự nghĩ ra, và câu chuyện họ nghĩ ra về sự vắng mặt đột ngột của bạn hiếm khi dễ nghe.

Làm sao để cuộc họp không kéo dài ngay từ đầu?

Lối thoát tốt nhất là lối thoát bạn không bao giờ cần dùng đến. Một chút phòng thủ cho lịch làm việc sẽ chặn đứng phần lớn các cuộc họp marathon trước khi chúng bắt đầu.

• Tạo sẵn một giờ phải rời. Xếp một việc ngay sau cuộc họp: một cuộc gọi khác, một khung giờ làm việc tập trung, một khung “deep work” định kỳ. Như vậy giờ phải rời của bạn là thật, không phải bịa, và bạn có thể báo trước một cách trung thực.
• Chủ động chặn lịch. Lịch trống sẽ bị lấp đầy. Hãy giữ chỗ cho những giờ làm việc hiệu quả nhất để chúng không bị chiếm bởi những cuộc họp lẽ ra chỉ cần một email.
• Từ chối những gì bạn không cần. “Em nghĩ cuộc họp này không thật sự cần em, nhưng nhờ anh chị gửi em biên bản nhé” là một câu hoàn toàn chuyên nghiệp. Từ chối những cuộc họp ít giá trị là một kỹ năng, và video ở trên về cách từ chối mà không áy náy là bài nhập môn tốt.
• Đề nghị có chương trình họp và giờ kết thúc. Những cuộc họp có chương trình viết sẵn và giờ kết thúc rõ ràng ít lan man hơn hẳn. Bạn có thể đề nghị cả hai mà không bị coi là người khó tính.

Lý do xin về sớm nào hợp lý?

Đôi khi bạn không chỉ muốn rời cuộc họp, mà muốn về sớm luôn. Những lý do đáng tin nhất là những lý do cụ thể, có giờ giấc rõ ràng, và khó hỏi vặn mà không tọc mạch.

• Lịch khám bệnh hoặc khám răng. Đây là việc bình thường, có giờ cố định, và không ai phản đối. “4 giờ em có lịch khám, nên 3 rưỡi em xin về trước ạ.”
• Việc gia đình. Đón con, đưa người nhà đi khám, hay nhận một đơn hàng shipper cần ký nhận đều là chuyện bình thường, tự nó đã đủ giải thích.
• Việc ở nhà. Hẹn thợ sửa chữa, thợ điện nước, hay bạn cùng phòng bị khóa ngoài cửa đều đáng tin và rõ ràng là gấp.

Cách nói cũng quan trọng như lý do: báo sếp sớm, khi có thể thì nói như một lời báo trước thay vì xin phép, và đề nghị hoàn tất hoặc bàn giao việc gấp trước. Để có thêm những câu nói sẵn theo từng tình huống, bài lý do xin về sớm khi đi làm điểm qua từng trường hợp. Nếu bạn muốn một danh sách dài hơn, được xếp hạng, gồm những lý do đứng vững khi bị hỏi kỹ, bài tổng hợp những lý do hay để rời đi sẽ đi sâu hơn, còn công cụ tạo lý do miễn phí của chúng tôi sẽ đưa ra một câu đáng tin, hợp tình huống chỉ trong vài giây.

Khi nào nên dùng cuộc gọi giả làm lối thoát cuối cùng?

Thỉnh thoảng, cách lịch sự không còn tác dụng. Cuộc họp vượt qua mọi giờ bạn đã báo, người nói nhiều phớt lờ cả lời chào SAT của bạn, và bạn thật sự cần có mặt ở nơi khác. Đó là lúc cuộc gọi giả phát huy tác dụng: không phải bước đi đầu tiên, mà là phương án dự phòng gọn gàng khi lời nói đã cạn.

Ứng dụng cuộc gọi giả chạy ngay trên điện thoại của bạn và làm nó đổ chuông với một cuộc gọi đến chân thực. Không có cuộc gọi nào đi qua nhà mạng và không ai thật sự đang gọi; đó là một mô phỏng cục bộ trên thiết bị của bạn, không phải giả mạo số người gọi và cũng không phải lừa đảo. Bạn liếc màn hình, nói “Xin lỗi, mình phải nghe máy”, rồi bước ra ngoài. Sự gián đoạn trông hoàn toàn đến từ bên ngoài, và đó chính là lý do nó hiệu quả ở những lúc lời xin phép bằng miệng dễ bị níu kéo.

Introscape (do chúng tôi làm ra, nên hãy xem đây là thông tin tham khảo chứ không phải nhận định trung lập) được làm ra đúng cho việc này. Vì dùng CallKit gốc của Apple, cuộc gọi đổ chuông trên màn hình khóa và trông y hệt cuộc gọi thật. Mẹo hữu ích nhất cho các cuộc họp là hẹn giờ: trước khi bước vào phòng, hãy hẹn một cuộc gọi đến vài phút sau giờ bạn định rời, trước tối đa 24 giờ, rồi cất điện thoại đi. Đến lúc, nó đổ chuông đúng hẹn và việc bạn rời đi trông hoàn toàn không hề sắp đặt. Một người gọi đáng tin, chẳng hạn “Quản lý” hay “Phòng khám”, tự thuyết phục mọi người mà bạn không cần nói lời nào. Cuộc gọi đổ chuông kể cả khi điện thoại đang khóa trong túi, và nếu cuộc họp thay đổi, bạn có thể kích hoạt cuộc gọi ngay lập tức từ Apple Watch hoặc một tiện ích. Bạn có thể soạn trước toàn bộ diễn biến cuộc gọi với công cụ tạo kịch bản cuộc gọi giả để yên tâm khi dùng thật.

Dùng có chừng mực thì nó là một siêu năng lực thầm lặng; lạm dụng liên tục thì mọi người sẽ nhận ra quy luật. Cuộc gọi giả là công cụ răn đe và lối thoát hiểm, không bao giờ thay thế được việc gọi 113 hay 115 khi khẩn cấp. Còn những cách rời đi bằng lời, thứ đáng học trước tiên, bạn đã có đủ trong bài này và các tài liệu tham khảo bên dưới.

Nguồn tham khảo và đọc thêm

• Harvard Gazette: Researchers find conversations don't end when people want them to: bài viết về nghiên cứu cho thấy chỉ khoảng 2% cuộc trò chuyện kết thúc đúng lúc cả hai người cùng muốn.
• Harvard Business Review: The Right Way to End a Meeting: các kỹ thuật để kết thúc một cuộc họp hay một cuộc trao đổi có chủ đích và gọn gàng.
• The Muse: 21 Ways to Leave a Never-Ending Conversation Without Being Rude: những câu rời đi lịch sự cho cuộc gọi, cuộc họp, sự kiện networking và chuyện phiếm ở công sở.
• Upworthy: Therapist shares easy-to-remember SAT method for getting out of boring conversations: kỹ thuật Sandwich-and-Thank giúp rời khỏi cuộc trò chuyện mà vẫn khiến người kia thấy được trân trọng.